Bakım Kaydı Girme: Sahada Yapılan İşi Kayda Dönüştürün

Planlı bakım ve plansız müdahale ayrımı

Takvimde yer alan bir bakım tamamlandığında, ilgili plan satırı üzerinden "bakım yapıldı" işaretlemesiyle kayıt açılır. Varlık ve tarih bilgileri plandan taşındığı için yeniden girilmesi gerekmez. Önceden planlanmamış, aniden gelişen müdahaleler içinse listenin altındaki plansız bakım kaydı seçeneği kullanılır. Bu ayrım sayesinde hem periyodik bakımların düzenli yürüdüğü hem de beklenmedik müdahalelerin sıklığı aynı ekrandan izlenebilir; otel, fabrika ve ofislerde hangi ekipmanın sürekli arıza verdiği görünür hale gelir.

İşi kim yaptı: personel mi, dış firma mı?

Bakımı kurum içinden biri yaptıysa personel listesinden seçim yapılır. İş dışarıya verildiyse cari kartlarında kayıtlı firma aratılarak bağlanabilir; sistemde kayıtlı olmayan bir firma söz konusuysa adı doğrudan yazılabilir. Kayıt listesinde her satırın yanında personel mi yoksa dış firma mı olduğunu gösteren bir işaret bulunur. Bu ayrım, bakım yükünün ne kadarının içeride karşılandığını ve hangi tedarikçiyle ne sıklıkta çalışıldığını değerlendirmeye imkân verir.

Maliyet, fatura ve belgeleme

Bakımın tutarı maliyet alanına girilir ve raporlama ile bilgilendirme amacıyla saklanır. Fatura numarası da aynı şekilde bilgi amaçlıdır; girilen değer muhasebe tarafında herhangi bir kayıt oluşturmaz. Yapılan işlemlerin ayrıntısı notlar alanına yazılır. Bakım öncesi ve sonrası durumu göstermek için jpg, png veya pdf biçiminde dosyalar eklenebilir; çoklu seçimle birden fazla dosya bir arada yüklenir, dosya başına üst sınır 10 MB'dır. Böylece her bakımın arkasında görsel bir kanıt kalır.

Sonraki bakım tarihi gerçek tarihe göre ilerler

Kayıt tamamlandığında planın bir sonraki bakım tarihi kendiliğinden güncellenir: gerçekleşme tarihinin üzerine plan periyodu eklenir. Örneğin yıllık periyotlu bir bakım 01.08.2026 tarihinde yapıldıysa, sıradaki bakım 01.08.2027 olarak belirlenir. Bakım gecikmeli yapıldığında takvim kağıt üzerindeki planlanan tarihten değil, işin fiilen yapıldığı tarihten devam eder. Bu yaklaşım, gerçekte sahada ne olduğuna dayalı bir bakım takvimi kurar ve birikmiş gecikmelerin zincirleme kaymasını önler.

Bakım kayıtları listesi ve fotoğraf galerisi

Girilen tüm kayıtlar, alt kartta bir arada listelenir. Her satırda bakım tarihi, ilgili varlık, bağlı olduğu plan, işi yapan kişi ya da firma, maliyet tutarı, fatura numarası, notlar, onay durumu ve eklenen fotoğraf sayısı görünür. Fotoğraf düğmesi seçilen kaydın galerisini açar; eklenen görseller ve belgeler doğrudan incelenebilir. Bu liste, bir varlığın bakım geçmişini tek bakışta çıkarmak ve dönem sonu değerlendirmelerinde harcamaları gözden geçirmek için kullanılır.

Adım adım

1. 1Bakım tamamlandığında ilgili plan satırındaki bakım yapıldı seçeneğiyle kayıt ekranını açın; plan dışı bir müdahale ise plansız bakım kaydı seçeneğini kullanın.
2. 2Plandan gelen varlık ve tarih bilgilerini kontrol edin, plansız kayıtta bu bilgileri kendiniz girin.
3. 3İşi yapan tarafı belirleyin: personel listesinden seçim yapın ya da dış firmayı cari kartlarından arayın veya firma adını yazın.
4. 4Bakımın tutarını maliyet alanına, varsa belge numarasını fatura no alanına girin.
5. 5Yapılan işlemleri notlar alanında açıklayın.
6. 6Bakıma ait jpg, png veya pdf dosyalarını çoklu seçimle yükleyin; her dosya en fazla 10 MB olmalıdır.
7. 7Kaydı tamamlayın; planın sonraki bakım tarihinin gerçekleşme tarihine periyot eklenerek ilerlediğini görün.
8. 8Alt karttaki bakım kayıtları listesinden tarih, yapan, maliyet, onay durumu ve fotoğraf sayısını izleyin; galeriyi açarak eklenen görselleri inceleyin.

Ekrandaki alanlar

Varlık / Tarih

Kayıt bir plan satırından açıldığında bu bilgiler otomatik olarak dolu gelir.

İşlemi Yapan

Bakımı yapan kurum içi personel listeden seçilir; iş dışarıya verildiyse dış firma cari kartlarından aranır ya da firma adı serbestçe yazılır.

Maliyet (₺)

Bakım için ödenen tutar; raporlama ve bilgilendirme amacıyla saklanır.

Fatura No

Yalnızca bilgi amaçlı tutulur, muhasebe tarafında kayıt oluşturmaz.

Notlar

Bakım sırasında yapılan işlemlerin açıklaması.

Fotoğraflar

jpg, png veya pdf dosyaları; çoklu seçimle yüklenir, dosya başına en fazla 10 MB.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Bakım geç yapıldığında takvim planlanan tarihten değil, işin fiilen yapıldığı tarihten devam eder.
• Fatura numarası girmek muhasebe kaydı üretmez; tutar ve belge bilgisi yalnızca raporlama içindir.
• "Onay bekleyen kayıt bulunamadı" uyarısı, kaydın az önce başka bir onaycı tarafından sonuçlandırıldığı anlamına gelir; listeyi yenilemeniz yeterlidir.
• Dosya başına 10 MB sınırını aşan görselleri yüklemeden önce küçültün.

İlgili özellikler

• Bakım Planı Tanımlama | Demirbaş Takip Programı

  Her varlık için periyot ve sorumlu belirleyerek bakım planı oluşturursunuz; sistem sonraki bakım tarihini izler ve süresi geçen planları gecikmiş olarak işaretler.

• Arıza Takibi | Demirbaş Takip Programı

  Demirbaş > Arızalar ekranı; bir varlıkta oluşan sorunun bildirilmesinden servise gönderilmesine ve çözüm kaydıyla kapatılmasına kadar tüm süreci tek listede toplar. Kayıtlar Açık, Devam Ediyor ve Kapandı durumlarına göre filtrelenir.

• Onay Akışı | Demirbaş Takip Programı

  Onay akışı açıldığında bakım kayıtları ve arıza kapanışları, masraf bilgileri yetkili bir yönetici tarafından incelenene kadar Onay Bekliyor durumunda kalır. Onaylayan kişi ve tarih kayıt altına alınır, reddedilen kayıtlar nedeniyle birlikte listede görünür.

• Varlık Detayı ve İşlemler | Demirbaş Takip Programı

  Listeden seçtiğiniz her demirbaşın kimlik bilgileri, yapılabilecek tüm işlemleri ve geçmiş hareketleri tek ekranda toplanır. Transfer, zimmet, servis, hasar ve elden çıkarma adımları aynı formdan yürütülür, sistem hatalı işlemleri baştan engeller.