Bakım ve Arıza Masraflarında Onay Akışı

Akışı açmak tamamen size bağlı

Onay mekanizması varsayılan olarak devrede değildir; ihtiyaç duyan işletmeler Ayarlar bölümündeki Demirbaş sekmesinden özelliği etkinleştirir. Amaç basittir: bakım ve arıza süreçlerinde oluşan masrafların, yani girilen maliyet ve fatura bilgilerinin bir yöneticinin gözünden geçmesi. Küçük ekiplerde akış kapalı bırakılarak kayıtlar anında kesinleşebilir; harcama kontrolünün önemli olduğu otel, fabrika ve çok lokasyonlu ofislerde ise aynı anahtar açılarak ek bir denetim adımı kazanılır.

Açıkken hangi kayıtlar beklemeye alınır

Akış devredeyken yeni girilen bakım kayıtları ve kapatılan arızalar, üzerlerinde Onay Bekliyor rozetiyle listeye düşer. Arıza bildirimi bu kapsamın dışındadır; bir arızayı bildirmek için kimseden onay beklemeniz gerekmez. Bakım planlarının tarihleri de onaydan bağımsız olarak ilerlemeye devam eder, çünkü bakım sahada fiilen yapılmıştır. Burada onaylanan, işin kendisi değil, o işe ait masraf kaydıdır. Böylece planlama takvimi bozulmadan mali kontrol sağlanır.

Onaylama, reddetme ve zorunlu gerekçe

Bekleyen kayıtların yanındaki onaylama ve reddetme seçenekleri yalnızca Demirbaş - Bakım Onayı yetkisi tanımlı kullanıcılara görünür. Onay tek satırdan verilir. Reddetme işleminde ise gerekçe yazmak zorunludur; boş bırakılan bir red kaydedilmez. Bu kural sayesinde kaydı giren kişi neyin eksik ya da hatalı bulunduğunu tahmin etmek zorunda kalmaz. Onaylanan her kayıtta onayı veren kullanıcının adı ve onay tarihi saklanır, geriye dönük sorgulamalarda kimin ne zaman karar verdiği bellidir.

Reddedilen bakım kaydı kaybolmaz

Bir bakım kaydı reddedildiğinde silinmez; listede Reddedildi rozeti ve yazılan gerekçeyle birlikte görünmeye devam eder. Kaydı giren kullanıcı, gerekiyorsa yöneticiyle konuşup bilgileri düzelttikten sonra Tekrar Onaya Gönder seçeneğiyle kaydı yeniden değerlendirmeye sunar. Böylece yanlış girilen bir maliyet ya da eksik fatura bilgisi yüzünden veri kaybı yaşanmaz, düzeltme geçmişi de aynı kayıt üzerinde izlenebilir kalır.

Arıza kapanışı reddedilirse ne olur

Bir arıza kapanışı onaylanmazsa arıza kaydı yeniden Devam Ediyor durumuna geçer. Kapatma sırasında girilen çözüm bilgileri korunur, sıfırdan yazmanız gerekmez. Eksik görülen kısımlar tamamlanıp arıza tekrar kapatıldığında kayıt yeniden onay kuyruğuna düşer ve aynı denetimden geçer. Bu döngü, arızanın gerçekten çözüldüğünden ve masrafın doğru yansıtıldığından emin olunana kadar sürer.

Akışı kapatmak eski kayıtları silmez

Onay özelliğini ayarlardan kapattığınızda bundan sonra girilen bakım ve arıza kapanış kayıtları doğrudan kesinleşir, ek bir işlem beklemez. Kapatma anında halihazırda onay sırasında bekleyen kayıtlar ise listede kalmaya devam eder ve yetkili kullanıcılar tarafından onaylanıp ya da reddedilerek sonuçlandırılabilir. Böylece geçiş sırasında yarım kalmış bir denetim kaydı ortada kalmaz.

Adım adım

1. 1Ayarlar bölümündeki Demirbaş sekmesinden onay akışını etkinleştirin.
2. 2Onay verecek kullanıcılara Demirbaş - Bakım Onayı yetkisini tanımlayın.
3. 3Bakım kaydı girin veya arızayı kapatın; kayıt Onay Bekliyor rozetiyle listeye düşsün.
4. 4Yetkili kullanıcı olarak bekleyen satırı inceleyip maliyet ve fatura bilgilerini kontrol edin.
5. 5Uygun bulduğunuz kaydı onaylayın; onaylayan kişi ve tarih otomatik saklanır.
6. 6Uygun bulmadığınız kayıtta gerekçeyi yazarak reddedin.
7. 7Reddedilen bakım kaydını düzeltip Tekrar Onaya Gönder ile yeniden sunun.
8. 8Reddedilen arıza kapanışında çözüm bilgilerini tamamlayıp arızayı tekrar kapatın.
9. 9İhtiyaç kalmadığında akışı ayarlardan kapatın; bekleyen eski kayıtları sonuçlandırmayı unutmayın.

Ekrandaki alanlar

Onay akışı anahtarı (Ayarlar > Demirbaş)

Bakım ve arıza kapanış masraflarının onaya düşüp düşmeyeceğini belirler; kapalıyken kayıtlar doğrudan kesinleşir.

Red nedeni

Bir bakım kaydı veya arıza kapanışı reddedilirken doldurulması zorunlu gerekçe alanıdır; kayıtla birlikte listede görünür.

Onaylayan ve onay tarihi

Onaylanan kayıtlarda kararı veren kullanıcı ile onayın verildiği tarih otomatik olarak saklanır.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Reddetme işleminde gerekçe yazmak zorunludur; boş gerekçeyle red tamamlanmaz.
• Arıza bildirimi onaya tabi değildir, bakım planı tarihleri de onay beklemeden ilerler.
• "Onay bekleyen kayıt bulunamadı" uyarısı, kaydın az önce başka bir onaycı tarafından sonuçlandırıldığını gösterir; listeyi yenileyin.
• Onay akışını kapatsanız da o anda bekleyen kayıtlar listede kalır ve sonuçlandırılabilir.
• Reddedilen arıza kapanışında girilen çözüm bilgileri korunur, yeniden yazmanız gerekmez.

İlgili özellikler

• Demirbaş Programı Ayarları: Sicil Öneki ve Onay

  Ayarlar bölümündeki Demirbaş ekranı, her şube için sicil ve barkod önekini belirlemenizi ve bakım/arıza kayıtlarının onaya düşüp düşmeyeceğini seçmenizi sağlar.

• Bakım Kaydı Girme | Demirbaş Takip Programı

  Planlı ya da ani gelişen bakımları; kimin yaptığı, ne tuttuğu ve hangi fotoğraflarla belgelendiği ile birlikte tek kayıtta toplayın. Kayıt girildiği anda planın sonraki bakım tarihi gerçekleşme tarihine göre kendiliğinden ilerler.

• Arıza Takibi | Demirbaş Takip Programı

  Demirbaş > Arızalar ekranı; bir varlıkta oluşan sorunun bildirilmesinden servise gönderilmesine ve çözüm kaydıyla kapatılmasına kadar tüm süreci tek listede toplar. Kayıtlar Açık, Devam Ediyor ve Kapandı durumlarına göre filtrelenir.

• Bakım Planı Tanımlama | Demirbaş Takip Programı

  Her varlık için periyot ve sorumlu belirleyerek bakım planı oluşturursunuz; sistem sonraki bakım tarihini izler ve süresi geçen planları gecikmiş olarak işaretler.