Tanımlar: Demirbaş Kategorileri ve Toplu Tanım Aktarımı

Ekranın iki bölümlü yapısı

Demirbaş > Tanımlar sayfası, arama yapmadan da yönetebileceğiniz sade bir düzene sahiptir. Solda kategoriler kartı durur; burada gruplarınızı oluşturur, adlarını düzenler veya kaldırırsınız. Sağda ise tanımların listesi ve yeni tanım girişi için kullanılan form bulunur. Herhangi bir kategori satırını seçtiğinizde sağdaki liste yalnızca o gruba ait kayıtları gösterir. Bu sayede yüzlerce kaydın olduğu bir yapıda bile aradığınız ürün türüne birkaç saniyede ulaşır, yeni kaydı doğru grubun altına eklersiniz.

Kategorilerle sorumluluk bazlı gruplama

Kategoriler, tanımları departman veya sorumluluk mantığıyla toplar: Mutfak Demirbaşları, Oda Demirbaşları, Bilgi Teknolojileri gibi. Yeni bir grup oluşturmak için kartın alt kısmındaki alana adı yazmanız yeterlidir. Mevcut bir satırın adını kalem simgesiyle güncelleyebilir, artık kullanılmayan grubu çöp simgesiyle kaldırabilirsiniz. Üzerinde tanım bulunan kategoriler ise silinemez; bu, geçmiş kayıtların boşta kalmasını önleyen bir korumadır. Böyle bir durumda önce ilgili tanımları başka bir gruba taşıyın ya da pasife alın.

Excel şablonuyla toplu tanım aktarımı

Yüzlerce ürün türünü tek tek yazmak yerine hazır şablonla ilerleyebilirsiniz. Boş şablonu indirdiğinizde Kategori, Ad, Takip Şekli, Cins, Marka, Model, Özellik, Birim ve Açıklama sütunlarını görürsünüz. Dosyayı doldurup yükleyin, sistem satırları sırayla işlesin. Şablonun üst kısmına kendi notlarınızı ekleyebilirsiniz; başlık satırı ilk on satır içinde otomatik olarak bulunur. Bu yöntem, yeni bir otel veya fabrikanın demirbaş takip programına ilk kurulumunda günler süren veri girişini kısaltır.

Aktarımda uygulanan kontroller

Toplu yükleme sırasında üç kural devreye girer. Dosyada geçen bir kategori sistemde yoksa otomatik olarak oluşturulur, yani grupları önceden açmak zorunda değilsiniz. Aynı ada sahip tanımlar atlanır; böylece listede mükerrer kayıt birikmez. Hatalı satırlar ise satır numarasıyla birlikte raporlanır ve sorunsuz satırlar yine de kaydedilir. Yükleme tek bir hata yüzünden baştan yapılmaz; raporu okuyup yalnızca sorunlu satırları düzeltmeniz yeterlidir.

Tanımların sonraki süreçlere etkisi

Tanımlar ekranında belirlediğiniz takip şekli, o tanımdan üretilen varlıkların nasıl izleneceğini belirler. Tanım üzerinde varlık veya hareket kaydı oluştuktan sonra takip şekli kilitlenir ve değiştirilemez; farklı bir izleme yöntemi gerekiyorsa yeni bir tanım açmanız gerekir. Bu nedenle kategori yapısını ve takip şeklini en baştan doğru kurgulamak, zimmet, sayım ve bakım süreçlerinde tutarlı raporlar almanızı sağlar. Kullanılmayan tanımları silmek yerine pasife almak da geçmiş verinin bütünlüğünü korur.

Adım adım

1. 1Demirbaş modülünde Tanımlar ekranını açın.
2. 2Sol taraftaki kartın alt kısmına kategori adını yazıp listeye ekleyin.
3. 3Gerekirse kategori adını kalem simgesiyle güncelleyin, kullanılmayanı çöp simgesiyle kaldırın.
4. 4Sağdaki listeyi süzmek için ilgili kategori satırını seçin.
5. 5Az sayıda kayıt için sağdaki formdan tanımları tek tek girin.
6. 6Toplu giriş yapacaksanız boş Excel şablonunu indirin.
7. 7Kategori, Ad, Takip Şekli, Cins, Marka, Model, Özellik, Birim ve Açıklama sütunlarını doldurun.
8. 8Doldurduğunuz dosyayı Excel'den aktarma seçeneğiyle sisteme yükleyin.
9. 9Aktarım sonunda raporlanan hatalı satırları numaralarına göre düzeltip yeniden yükleyin.

Ekrandaki alanlar

Kategori

Tanımın bağlanacağı grup. Sistemde bulunmayan bir ad yazıldığında kategori otomatik olarak oluşturulur.

Ad

Tanımın adı. Aynı ada sahip bir kayıt varsa toplu aktarımda o satır atlanır.

Takip Şekli

Tanımdan üretilecek varlıkların izlenme biçimi. Varlık veya hareket kaydı oluştuktan sonra değiştirilemez.

Cins

Ürünün cins bilgisi.

Marka

Ürünün marka bilgisi.

Model

Ürünün model bilgisi.

Özellik

Ürüne ait ek özellik bilgisi.

Birim

Tanımın ölçü birimi.

Açıklama

Tanımla ilgili serbest metin notu.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Üzerinde tanım bulunan kategori silinemez; tanımları başka gruba taşıyın veya pasife alın.
• Kategori, tanım ve lokasyon silme işlemleri kayıt varsa engellenir; silmek yerine pasife alma seçeneğini kullanın.
• "Bu tanımda varlık/hareket kaydı var; takip şekli değiştirilemez" uyarısında farklı izleme yöntemi için yeni bir tanım açın.
• Excel aktarımında hatalı satırlar numarasıyla raporlanır, geçerli satırlar yine de kaydedilir.
• Aynı adlı tanımlar aktarımda atlandığı için listede mükerrer kayıt oluşmaz.
• Şablonun üst kısmına kendi notlarınızı ekleyebilirsiniz; başlık satırı ilk 10 satır içinde aranır.

İlgili özellikler

• Tanım Ekleme ve Alanlar | Demirbaş Takip Programı

  Demirbaş takip programında her ürün kartı; ad, kategori, takip şekli ve tanımlayıcı bilgilerle oluşturulur. Takip şekli seçimi ilk kayıttan sonra kilitlendiği için baştan doğru belirlenmelidir.

• Lokasyonlar | Demirbaş Takip Programı

  Lokasyonlar ekranı, demirbaşların hangi odada, alanda veya ofiste bulunduğunu tanımladığınız adres defteridir. Lokasyon tiplerini gruplayarak yönetir, kapılara asılacak etiketleri yazdırılabilir dosya olarak üretirsiniz.

• Yeni Demirbaş Ekleme | Demirbaş Takip Programı

  Barkodlu takip edilen tanımlar için tekil varlık kayıtlarını tek ekranda açarsınız; sicil ve barkod numaraları ister elle girilir ister şube önekiyle otomatik üretilir.

• Demirbaş Listesi | Demirbaş Takip Programı

  Demirbaş Listesi, barkodla takip edilen her fiziksel parçanın tek satır halinde görüldüğü ana ekrandır. Buradan filtreleyip Excel'e aktarabilir, toplu etiket bastırabilir ve mevcut envanterinizi Excel'den topluca yükleyebilirsiniz.